Los códigos QR pueden utilizarse en una gran variedad de propósitos y entornos, incluidos los eventos especiales. Dado que los códigos QR para eventos son fáciles de usar, crear y tienen múltiples aplicaciones, se pueden colocar en diferentes lugares del evento para mejorar la experiencia tanto de los asistentes como de los organizadores. En este artículo, exploraré las distintas formas de comenzar a utilizar códigos QR en eventos, cómo crearlos y algunos consejos para sacarles el máximo provecho.
¿Cómo Usar Códigos QR en Eventos?
El uso más común de los códigos QR es compartir direcciones web y enlaces. Esto facilita el acceso a páginas específicas sin necesidad de recordar o escribir largas direcciones web. Sin embargo, los códigos QR para eventos también pueden utilizarse para compartir información de contacto, imágenes, documentos, texto simple y más.
Algunas formas de usar códigos QR en eventos incluyen:
- Enlaces a una página de confirmación de asistencia (RSVP)
- Información adicional sobre el evento
- Registro y check-in
- Menús
- Enlaces a sitios web oficiales
- Recopilación de comentarios y opiniones sobre el evento
- Inicio de sesión en WiFi
- Publicidad y promoción del evento
- Invitaciones
¿Por Qué Usar Códigos QR en Eventos?
Los eventos pueden ser fundamentales para el éxito de cualquier negocio, con un 89% de los profesionales afirmando que son esenciales para la experiencia. Sin embargo, la organización de eventos implica múltiples detalles y cualquier pequeño error puede afectar su desarrollo.
Uno de los problemas más comunes en la planificación de eventos son las fallas tecnológicas, y aquí es donde los códigos QR pueden marcar la diferencia. Aunque estos códigos no pueden organizar un evento por sí solos, sí facilitan la distribución de información de manera rápida y accesible tanto para los organizadores como para los asistentes.
Además, con el crecimiento de los espacios virtuales, los códigos QR para eventos son especialmente útiles para enviar enlaces de invitación, agilizar el proceso de registro, recopilar comentarios y resolver muchos otros desafíos que surgen en la organización de eventos en línea.
Casos de Uso
Imaginemos que una empresa de refrescos quiere organizar una conferencia de prensa para presentar una nueva línea de bebidas. Al final del evento, se ofrecerá una cena ligera en la que los invitados podrán probar los nuevos productos por primera vez.
En este caso, la empresa puede utilizar códigos QR para:
- Proporcionar información básica sobre el evento
- Gestionar el registro de la prensa
- Recopilar comentarios sobre las nuevas bebidas
- Generar credenciales de prensa para facilitar el contacto entre los asistentes
Ahora, supongamos que meses después, la misma empresa organiza un evento virtual para celebrar el lanzamiento oficial de las bebidas.
En este caso, los códigos QR pueden utilizarse para:
- Brindar información adicional sobre el evento y los nuevos productos
- Compartir el enlace de invitación al evento
- Enlazar al sitio web oficial de la empresa
Los ejemplos anteriores aplican a eventos corporativos, pero los códigos QR también pueden usarse en otros tipos de eventos, como:
Convenciones
- Registro
- Check-in
- Programa del evento
- Mapa del recinto
Conciertos y espectáculos en vivo
- Programas de mano
- Venta de boletos
- Información sobre el elenco y el equipo
- Enlaces para donaciones
Eventos educativos
- Material complementario
- Experiencias interactivas
Eventos deportivos
- Venta de boletos
- Pedidos de comida
¡Y mucho más!
Cómo Crear un Código QR para un Evento
Existen muchas formas de utilizar códigos QR en eventos, pero en este caso, me centraré en cómo puedes usar esta tecnología para crear un Google Form que permita a los asistentes confirmar su asistencia (RSVP) y proporcionar información adicional.
Paso 1: Crear un Formulario de Google
- En la página principal de Google, haz clic en el icono de menú en la esquina superior derecha.
- Desplázate hacia abajo hasta encontrar el icono de Formularios y haz clic en él.
- Elige una de las plantillas prediseñadas o crea tu propio formulario desde uno en blanco.
Paso 2: Obtener el Enlace del Formulario de Google
- Una vez que hayas terminado, haz clic en el botón Enviar y copia el enlace.
Paso 3: Generar un Código QR
- Ve a qrcodeveloper.com.
- Pega la URL en la barra de entrada.
Paso 4: Personalizar tu Código QR
- Haz clic en el botón Editar Diseño.
- Cambia los colores del fondo y del primer plano del código para que coincidan con tu marca.
- Agrega un icono de red social si es necesario.
- Haz clic en el botón Generar en la parte inferior de la pantalla.
Paso 5: Probar tu Código QR
- Escanea el código con la cámara de tu teléfono o cualquier otro dispositivo móvil.
- Prueba escanear el código con la mayor cantidad de dispositivos posibles.
- Si el código no se escanea correctamente, vuelve al menú Editar Diseño y ajusta los colores para mejorar la legibilidad. Asegúrate de que haya un alto contraste entre el fondo y el primer plano para facilitar la lectura del código.
Dónde Colocar tus Códigos QR
Al decidir dónde colocar tu código, es importante tener en cuenta que los códigos QR para eventos se escanean con la cámara de un teléfono o dispositivo móvil. Por lo tanto, deben colocarse sobre una superficie plana y sin deformaciones para que la cámara pueda leerlos fácilmente. Los pósteres, volantes, pegatinas y tarjetas de presentación son algunos de los mejores lugares para colocar un código QR. Las superficies irregulares, como postes telefónicos o paredes deformadas, no serían una buena ubicación, ya que el código podría distorsionarse y volverse ilegible.
Los mejores lugares para colocar físicamente un código QR son:
- Pósteres
- Tarjetas de presentación
- Volantes
- Pegatinas (en una superficie plana)
También es importante tener en cuenta a tu público objetivo al distribuir los códigos QR, que en el caso de eventos especiales suele estar limitado a personas que asisten al evento, personas interesadas en asistir al evento o el tipo de personas para las que está dirigido el evento. Si estás organizando una convención de juguetes retro en Nueva York, no tendría sentido distribuir tus códigos en una parada de camiones en Oklahoma.
Si los códigos que estás distribuyendo están destinados a ser escaneados por los asistentes del evento, asegúrate de que estén disponibles y sean fácilmente accesibles para ellos. Mesas, paredes, pósteres y volantes son los mejores lugares para colocar códigos QR en tu evento.
Monitoreo del Uso de los Códigos
Con las herramientas disponibles en QR Codeveloper, así como en otros generadores de códigos, puedes monitorear el uso de cualquier código que crees. Esto incluye datos como cuántas veces se ha escaneado un código, dónde se ha escaneado, en qué dispositivo, con qué navegador y más. Gracias a estas herramientas, puedes identificar qué códigos están llegando a más personas y dónde enfocar tus esfuerzos de publicidad.
Con QR Codeveloper, puedes monitorear:
- Número de escaneos.
- Número de escaneos por sistema operativo.
- Escaneos por navegador.
- Escaneos por país.
- Escaneos por ciudad.
- Escaneos por idioma.
- Escaneos únicos.
Consejos
- Crea códigos con alto contraste.
- Prueba los códigos en varios dispositivos.
- Monitorea el uso de los códigos.
- Colócalos en áreas de fácil acceso para escanear.
- Asegúrate de que los códigos dirijan a información relevante.
- Solo coloca códigos en superficies planas.
Conclusión
Crear códigos QR únicos para eventos es un proceso sencillo y, con herramientas como QR Codeveloper, puedes dedicar más tiempo a la organización de tu evento y menos a preocuparte por si los códigos funcionarán correctamente.
Es muy fácil empezar a generar códigos QR para tu evento, así que pruébalo y descubre lo simple que es.
